Trong những năm qua, việc lưu giữ cơ sở dữ liệu hộ tịch  bằng giấy (sổ sách) như hiện nay trên địa bàn huyện Lệ Thủy nói riêng và tỉnh Quảng Bình nói chung, tuy cơ bản bảo quản được dữ liệu gốc, nhưng cũng có nhiều bất cập (điều kiện bảo quản không tốt nên dễ bị mối mọt, cháy, ẩm ướt; việc tra cứu, khai thác sử dụng khó khăn). Đặc biệt, việc để mỗi dữ kiện hộ tịch trong một cuốn sổ riêng dẫn đến dữ liệu hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau nên Nhà nước không kiểm soát được thông tin về hộ tịch của từng cá nhân, khả năng tra cứu, khai thác phục vụ cho yêu cầu của người dân và của các cơ quan, tổ chức rất hạn chế. Do đó, việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để quản lý trong phạm vi cả nước là yêu cầu bức thiết hiện nay. Cơ sở dữ liệu điện tử sẽ tạo nhiều thuận lợi cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đặc biệt trong việc thống kê, tra cứu hộ tịch một cách nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, cũng như phúc đáp yêu cầu của người dân.

Để đảm bảo chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số theo hướng hình thành hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh. Ngày 12/12/2019, UBND tỉnh Quảng Bình ban hành Quyết định số 4824/QĐ-UBND về việc phê duyệt đề án số hóa cơ sở dữ liệu về hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh. Theo đó, Đề án Số hóa cơ sở dữ liệu về hộ tịch điện tử được triển khai từ năm 2020 - 2023 nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định của Luật Hộ tịch.       

Năm 2021, huyện Lệ Thủy và thành phố Đồng Hới là hai đơn vị đầu tiên  được chọn để thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử của các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh. Đến nay, huyện Lệ Thủy đã thực hiện xong việc scan Sổ hộ tịch của UBND huyện và UBND các xã, thị trấn. Tổng số Sổ hộ tịch được scan là 1377 quyển (gồm: Sổ đăng ký kết hôn: 277 quyển, Sổ đăng ký khai sinh: 693 quyển, Sổ đăng ký nhận cha, mẹ con: 27 quyển, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: 134 quyển, Sổ đăng ký khai tử: 206 quyển, Sổ ghi chú ly hôn: 01 quyển, Sổ thay đổi, cải chính hộ tịch: 36 quyển, Sổ đăng ký nuôi con nuôi: 3 quyển). Việc scan Sổ hộ tịch là bước đầu tiên để đơn vị số hóa thực hiện chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số, từ đó hình thành Hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch. Hiện nay, huyện Lệ Thủy đã có 09 xã, thị trấn thực hiện rà soát, phê duyệt dữ liệu hộ tịch được số hóa vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch, chuyển lưu chính thức trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

 Sau khi hoàn thành việc số hóa sổ hộ tịch, các dữ liệu hộ tịch cũ (bằng giấy) sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích như sau:

        - Góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì sẽ đảm bảo an toàn thông tin, hồ sơ hộ tịch hơn so với lưu trữ hồ sơ giấy trước đó.

        -  Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, giảm được thời gian giải quyết thủ tục hành chính, giúp công chức làm công tác hộ tịch khắc phục được cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ, nâng cao trình độ tin học của công chức.

- Xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại.

        - Khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu, giúp giảm thời gian, chi phí và nhân lực.

Như vậy, việc thực hiện Đề án Số hóa cơ sở dữ liệu về hộ tịch điện tử là nhiệm vụ quan trọng, nhằm góp phần hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, bảo đảm lợi ích cho người dân, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh nói chung và huyện Lệ Thủy nói riêng./.

                                                                           Đặng Thị Hồng Bảy - Phòng Tư pháp huyện Lệ Thủy